Дослідження столичних проблем: внутрішній аудит у КМДА

На початку лютого в справі за аудитом підрозділу КМДА ще від липня 2014 року слідчими прокуратури затримано двох чиновників департаменту соціальної політики. Їх звинувачують у привласненні бюджетних коштів, які були спрямовані на навчання дітей-сиріт та інвалідів.

Із 2014 року правоохоронним органам передали 123 матеріали аудитів. За ними зареєстровано 92 кримінальних провадження та підготовлено 20 повідомлень про підозру; сім осіб перебувають у розшуку.

На сьогодні постало питання якості проведених аудитів, вивчення того, чи в повній мірі підрозділи КМДА вжили необхідних заходів до порушників.

ПРИЧИНИ:

  • Збільшення видатків міського бюджету призводить до ризиків неефективного розподілу коштів.
  • При цьому необхідно охопити більший об’єм видатків операційним аудитом.
  • Важливо додаткову увагу приділяти усуненню порушень за раніше виявленими аудитами, насамперед відшкодуванню втрат;
  • Налагодити співпрацю з правоохоронними органами, у тому числі долучати безпосередньо аудиторів до досудових розслідувань – як спеціалістів для скорочення строків слідства.

Аналіз роботи Департаменту внутрішнього фінансового контролю та аудиту КМДА (далі – ДВФКА) за останні два роки

І. Стан справ на сьогодні

ДВФКА є структурним підрозділом КМДА, що підзвітний та підконтрольний Київському міському голові, Київській міській раді та її виконавчому органу (Київська міська державна адміністрація). ДВФКА утворено Київською міською радою для здійснення внутрішнього фінансового контролю та аудиту за діяльністю підприємств, установ та організацій комунальної форми власності міста й районів міста Києва, інших суб’єктів у частині використання ними відповідної комунальної власності (майна, коштів та інших ресурсів).

Основним напрямом діяльності Департаменту є внутрішній фінансовий контроль та аудит як система заходів, спрямованих на забезпечення Київського міського голови, Київської міської ради та її виконавчого органу (Київської міської державної адміністрації), головних управлінь виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), голів районних в м. Києві рад (державних адміністрацій) достовірною інформацією про використання об’єктами контролю комунальних ресурсів, ефективність господарювання, виявлення і запобігання в ній відхиленням, що перешкоджають законному та ефективному використанню комунальної власності (майна, коштів та інших ресурсів).

Слід зауважити, що відповідно до п. 3.2. Стандартів внутрішнього аудиту, затверджених Наказом Міністерства фінансів України № 1247 від 04.10.2011 організаційна незалежність підрозділу внутрішнього аудиту передбачає пряме підпорядкування та підзвітність підрозділу керівнику установи.

Водночас у положенні про Департамент вказується, що він підзвітний та підконтрольний Київському міському голові та Київський міській раді, тобто передбачає подвійний контроль, що суперечить вимогам Стандартів.

Тому Положення про Департамент потребує внесення змін. 

Штатна чисельність ДВФКА – 41 особа. Станом на 2016 рік фактична чисельність ДВФКА – 38 осіб. Бюджетні асигнування на 2015 рік – 6,4 млн грн, фактично профінансовано за 2015 рік – 5,9 млн грн.

Протягом 2015 року Департаментом аудиту КМДА виконано 69 аудитів. За підсумками роботи виявлено порушень на суму 676 млн грн та втрат на 349 млн грн.

До вказаних результатів треба ставитися критично, адже, якщо порівняти їх із сумами відшкодованих втрат та усунених порушень, які, власне, й свідчать про ефективність роботи аудиту, помітна неспівмірність.

Виявити порушення, завдані збитки – перший етап усього процесу. Далі аудитор має докласти всіх зусиль, аби вони були відшкодовані в повному обсязі, і насамперед це є показником ефективності роботи.

За результатами аудитів КМДА у 2015 році виявлено фінансових порушень, що призвели до втрат, на суму 349 млн грн, із яких забезпечено відшкодування лише 11 млн грн (близько 6 %). На практиці, якщо рівень відшкодування нижчий від 30 %, зазвичай, ставиться питання про звільнення керівництва підрозділу внутрішнього аудиту, а при відшкодуванні менше, ніж 5%, це питання навіть не обговорюється.

1

Із 676 млн грн виявлених фінансових порушень, що не призвели до втрат, усунуто порушень знову ж таки на 11 млн грн, тобто 2 %. Це в тому числі показник поваги до Департаменту аудиту КМДА. У нормальних підрозділах внутрішнього аудиту така сума еквівалентна 100 %. Фінансові порушення, що не призвели до втрат та не потребують відшкодування, – це порушення, які можна виправити шляхом приведення бухгалтерського обліку до вимог чинного законодавства. Якщо виявлені порушення усунуто на 2 %, це говорить про те, що Департамент аудиту просто ігнорують.

Усі матеріали перевірок, за результатами яких виявлено фінансові втрати, треба передавати до правоохоронних органів. Виникає питання: чому з 349 млн грн втрат за 9 місяців 2015 року правоохоронці оголосили підозру лише 12 особам на суму 20 млн грн, що становить менше 6 %.

З-поміж іншого, вказаний показник може свідчити про наднизький рівень підготовки матеріалів, які передаються правоохоронцям, а також про відсутність його подальшого супроводу. Якщо внутрішнім аудитором виявлено фінансове порушення, він зобов’язаний довести справу до логічного завершення, яким є не констатація факту, а відшкодування втрат міського бюджету, усунення порушень та їх передумов, покарання винних осіб.

2

Крім того, доречно порівняти асигнування з міського бюджету на діяльність Департаменту і, так би мовити, його «віддачу». Так, спостерігається доволі низький коефіцієнт корисної дії: фінансування – 6 млн грн, відшкодування втрат – 11 млн грн. Отже, фактично 50 % від усіх «здобутків» ДВФКА йде на його утримання.

3

За результатами роботи в 2016 році розклад ефективності залишився майже на тому ж рівні.

Бюджетні асигнування на ДВФКА в 2016 році (з урахуванням внесення змін до бюджету м. Києва) – 13 млн грн; фактично профінансовано за 2016 рік –
12,5 млн грн.

Протягом 2016 року Департаментом аудиту КМДА здійснено 75 аудитів. За підсумками роботи виявлено порушень на суму 563,8 млн грн та втрат на 309,3 млн грн.

За результатами аудитів КМДА в 2016 році виявлено фінансових порушень, що призвели до втрат, на суму 309 млн грн, із яких забезпечено відшкодування всього 24,7 млн грн (близько 8 %).

4

Якщо порівнювати з 2015 роком, зменшилася загальна сума встановлених втрат, при цьому збільшився відсоток відшкодування – плюс 2 %. Проте показник відшкодування навіть на рівні 8 % є вкрай низьким.

5

Також збережено тенденцію помірного співвідношення асигнувань із міського бюджету на діяльність Департаменту та результатів. Низький коефіцієнт корисної дії: фінансування 12 млн грн, відшкодування втрат – 24,7 млн грн; фактично 50 % від усіх «здобутків» ДВФКА йде на його утримання.

6

Загалом у зв’язку з вкрай низьким відсотком відшкодування втрат слід говорити про неповну відповідність діяльності Департаменту вимогам нормативних документів щодо Рекомендацій підрозділу внутрішнього аудиту Міністерств, органів центральної виконавчої влади.Так, відповідно до п. 6.17 Стандартів внутрішнього аудиту, затверджених Наказом Міністерства фінансів України № 1247 від 04.10.2011 року Рекомендації за результатами внутрішнього аудиту повинні містити конструктивні пропозиції про удосконалення тих аспектів діяльності установи, щодо яких проводився внутрішній аудит. Рекомендації за результатами внутрішнього аудиту мають бути спрямовані на усунення всіх встановлених недоліків, порушень, відхилень та мати на меті удосконалення діяльності установи. Рекомендації повинні базуватися на аудиторських висновках, бути адекватними, чітко сформульованими та мати відповідний алгоритм застосування.

Згідно з п. 5 Постанови Кабінету Міністрів України від 28 вересня 2011 року № 1001 «Деякі питання утворення структурних підрозділів внутрішнього аудиту та проведення такого аудиту в міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, їх територіальних органах та бюджетних установах, які належать до сфери управління міністерств, інших центральних органів виконавчої влади» підрозділ внутрішнього аудиту відповідно до покладених на нього завдань, зокрема:

  • планує, організовує та здійснює внутрішні аудити, документує їх результати, готує аудиторські звіти, висновки та рекомендації, а також проводить моніторинг врахування рекомендацій;
  • подає керівникові центрального органу виконавчої влади, його територіального органу та бюджетної установи аудиторські звіти й рекомендації для прийняття ним відповідних управлінських рішень.

Відповідно до п. 10 зазначеної Постанови керівник підрозділу внутрішнього аудиту забезпечує зокрема, проведення моніторингу виконання (врахування) рекомендацій за результатами проведення внутрішнього аудиту.

За загальною практикою Моніторинг впровадження рекомендацій (відстежування результатів реалізації рекомендованих заходів) є останнім етапом процесу конкретного аудиту.

Процес може здійснюватися такими способами:

7

На підтвердження вищевказаного доречно згадати й про Міжнародні стандарти професійної практики внутрішнього аудиту, де йдеться про таке:

  • керівник внутрішнього аудиту повинен розробити та підтримувати систему моніторингу реагування на результати, надані керівництву;
  • керівник внутрішнього аудиту повинен встановити процес подальшого контролю, аби простежити та переконатися в тому, що заходи керівництва були ефективно впроваджені або вище виконавче керівництво прийняло ризик незастосування заходів.

Таким чином, діяльність Департаменту щодо впровадження рекомендацій, а найголовніше, відшкодування втрат потребує удосконалення, втручання керівництва КМДА задля впливу на підконтрольні суб’єкти.

 

Операційний аудит

Для зменшення корупційних ризиків, сприяння забезпеченню законного, економічного, результативного та прозорого управління міськими ресурсами доцільне проведення підрозділами внутрішнього аудиту розпорядників бюджетних коштів аудиту окремих господарських операцій (операційний аудит), який передбачає попередній моніторинг внутрішніми аудиторами найбільш ризикових операцій – розподілів коштів та реєстрів платежів, матеріалів щодо очікуваної вартості предметів закупівель, проектів договорів на закупівлю товарів, робіт і послуг та реалізацію майна.

Процеси управління бюджетними коштами, закупівлі, відчуження та інші ризикові сфери діяльності відомств за відсутності операційного аудиту й надалі є непрозорими та неконтрольованими, а це створює підґрунтя для проявів корупції та неправомірного збагачення окремих осіб за рахунок бюджету міста.

Як вказує загальний аналіз роботи ДВФКА, продовжується практика виявлення внутрішніми аудиторами фінансових порушень та неефективного використання міських ресурсів лише під час перевірок та аудитів, що проводяться через 2–3 роки після вчинення порушень, що фактично унеможливлює відшкодування втрат та збитків міському бюджету.

При цьому середній відсоток втрат та збитків, що виявляються підрозділами внутрішнього аудиту при проведенні перевірок та аудитів (за попередні періоди діяльності підконтрольних суб’єктів) коливається в межах від 1,5 до 2 % вартості охоплених контролем ресурсів.

Необхідно досягти запровадження повного опрацювання відповідних документів підрозділами внутрішнього аудиту розпорядників бюджетних коштів у день їх надходження (протягом доби). До затримок в опрацюванні документів, які призвели б до негативних наслідків та/або зриву процедур закупівлі чи їх оплати вказані дії не призведуть. Опрацювання документів має розпочинатися ще до надходження паперового примірника завдяки електронній пошті. Тим більше, що в КМДА вже введена єдина система електронного документообігу, тому це значно скоротить термін опрацювання зазначених документів.

Така організація внутрішнього аудиту є цілісною системою, яка дозволить здійснювати контроль за операціями й процесами від початку на центральному рівні до їх завершення на рівні конкретного розпорядника аудиторською службою, що є незалежною, незаангажованою та підпорядковується лише керівнику відповідного відомства.

Так, протягом 2015 року відповідно до звіту ДВФКА було проведено експертизу кошторисної документацію на суму 186 млн грн, виявлено та попереджено завищення вартості на 15 млн грн (близько 8 %).

Крім того, здійснено поточну перевірку актів виконаних робіт на суму 362 млн грн, попереджено завищення вартості будівельних робіт на суму 39 млн грн (11 %).

Виходячи з наведених статистичних даних спеціалісти «Публічного аудиту» прийшли до двох основних висновків:

  1. При попередньому контролі вже можна побачити позитивну динаміку: тобто, не допущено втрат на 39 млн грн, тоді як при аудиті постфактум відшкодовано порушень тільки на 11 млн грн (у відсотковому співвідношенні втрати/відшкодування – при операційному аудиті 11 % проти 6 % за результатами аудитів постфактум).
  2. Досить низький показник видатків, що підпадають під операційний аудит.

Так, якщо об’єднати об’єми коштів, які охоплені моніторингом, йдеться всього-на-всього про 548 млн грн, тоді як, до прикладу, тільки на ремонт доріг протягом 2015 року витрачено 1,5 млрд грн, що в 3 рази перевищує загальнорічний об’єм перевірених коштів.

8

У 2016 році ситуація практично не змінилася.

Перевірено кошторисну документацію вартості робіт на суму 193,1 млн грн, при цьому виявлено та попереджено завищення вартості робіт на суму 26,4 млн грн (близько 13 %).

Поточною перевіркою обсягів та вартості виконаних ремонтно-будівельних і проектних робіт загальною вартістю 274 млн грн виявлено та попереджено завищення вартості будівельних робіт на суму 34,4 млн грн (ті ж 13 %).

Результативність операційного аудиту щороку зростає, але ще зменшилася сума, яка була охоплена цим видом контролю – 467 млн грн із понад 22 млрд грн загальних видатків бюджету.

9

Контроль за здійсненням закупівель

Вже майже півроку діє нова система електронних закупівель, але під час контролю не потрібно забувати про ті ризики, які залишаються.

  • Зона ризику № 1 – визначення очікуваної вартості предмету закупівлі.

На цьому етапі відбувається штучне завищення очікуваної вартості предмету закупівлі з метою збільшення розмірів так званих «відкатів». Формування очікуваної вартості здійснюється виконавцями підрозділу адміністрації, відповідальними за закупівлю, як правило, таким чином: зробивши моніторинг пропозицій постачальників в інтернет-мережі або отримавши їх іншими засобами (факс, електрона пошта) від найменшої до найбільшої пропозиції, виводять рівень середньоринкової ціни. Потім до неї додають коефіцієнт інфляції, коефіцієнт відстрочки платежу, транспортні витрати тощо. Загальний розмір таких коефіцієнтів може сягати до 30 % від середньоринкової вартості. Чіткого алгоритму визначення очікуваної вартості предмета закупівлі не існує – все відбувається на власний розсуд виконавця, а головне, відсутній порядок здійснення контролю за процедурою визначення очікуваної вартості предмету закупівлі.

  • Зона ризику № 2розробка проекту документації конкурсних торгів.

До проекту документації конкурсних торгів вносяться нечіткі технічні й кваліфікаційні вимоги або вимоги, які обмежують конкуренцію. Визначення технічних умов предмета закупівлі заздалегідь під конкретного учасника торгів, непрозора, недоступна, корумпована система затвердження взірця. Штучно розширюється або звужується предмет закупівлі, застосовується невиправдане об’єднання товару (послуг) в один лот або нечітке, загальне визначення та зайва деталізація предмета закупівлі тощо.

  • Зона ризику № 3 – організація роботи комітету з конкурсних торгів.

Неправомірне визначення переможця процедури закупівлі шляхом втручання в тендерні пропозиції реального переможця торгів. Штучне створення підстав для проведення переговорної процедури закупівлі (якщо замовником було двічі скасовано процедуру закупівлі через відсутність достатньої кількості учасників). Взагалі проведення переговорної процедури закупівлі використовується замовником як виняток, але станом на сьогодні частота її застосування досить висока. Хоча переговорна процедура прискорює процес здійснення закупівлі, вона має багато ризиків, а саме: законодавчо не врегульовано порядок проведення переговорів, добору їх учасників, вимог до документації, етапів проведення. Користуючись законодавчими прогалинами, організатори переговорів мають право на власний розсуд визначати коло запрошених підприємств та черговість проведення переговорів із ними, що дозволяє без зайвих зусиль розмістити замовлення на бажаному підприємстві. Документи, що подаються на переговори, не запаковуються та не прошиваються, як під час відкритих торгів, що дозволяє вносити до них зміни на користь певного учасника.

Медичне та санаторно-курортне забезпечення.

Основними зонами корупційного ризику при здійсненні публічних закупівель зазначеної категорії товарів також є визначення очікуваної вартості предмета закупівлі та сама процедура проведення торгів, але не менш уразливим у корупційному плані є етапи планування обсягів закупівель лікарських засобів та інших виробів, контролю якості під час приймання продукції, її зберігання та списання.

Під час планування закупівлі ліків очікувана вартість визначається відповідно до реєстру оптово-відпускних цін, встановленого Міністерством охорони здоров’я України, з максимальною постачальницько-збутовою надбавкою не вище, ніж 10 % від оптово-відпускної ціни. Це значно спрощує процес контролю при визначенні очікуваної вартості предмета закупівлі, але існують різні виробники одних і тих же ліків (у тому числі вітчизняні та іноземні), відпускні ціни на які також можуть відрізнятися, причому іноді досить суттєво. Тому є ризик, що відповідальний замовник може витратити коштів більше при отриманні ліків однієї і тієї ж дії (хімічної властивості), але різних виробників чи країн походження.

Крім цього, оптово-відпускна ціна не завжди відповідає фактичній вартості препарату. Так, за умови придбання великої партії ліків, як правило, можна отримати суттєві знижки (від 10 до 20 %) від оптово-відпускної ціни, що й роблять приватні комерційні структури, які потім продають ці ліки замовнику, а суми отриманих знижок, ймовірно, набувають статусу так званих «відкатів».

Разом із тим, за причин відсутності державного регулювання ціноутворення на медичне обладнання існує вірогідність завищення очікуваної вартості і, як наслідок, – укладання договору на постачання за економічно необґрунтованими цінами.

Корупційні ризики в сфері харчування

У процесі розробки антикорупційного аналізу в сфері харчування було встановлено, що залучення до процесу суб’єктів господарювання супроводжується значними ризиками незаконного витрачання бюджетних коштів. Основними зонами високого корупційного ризику процесу харчування є потенційна можливість завищення обсягів вартості послуг із харчування і непрозора схема розроблення конкурсної документації, проведення торгів та визначення переможців, внаслідок чого переможцями визнаються одні й ті ж комерційні структури. Також існують значні корупційні ризики під час забезпечення соціальних об’єктів, шкіл, лікарень продовольством, власне харчуванням.

  • Зона ризику № 1 – визначення очікуваної вартості послуг. Організація, проведення та визначення переможців торгів.

Одним із основних чинників, що створює цю зону ризиків, є визначення очікуваної вартості послуг. Встановлено, що це, а також забезпечення продовольством на плановий період здійснюється шляхом індексації вартості послуг минулого року з урахуванням коефіцієнта інфляції без фактичного моніторингу реальної вартості в режимі реального часу за регіонами України. Це створює передумови до завищення очікуваної вартості послуг.

Крім того, непрозорі та нечіткі технічні й кваліфікаційні вимоги, штучно розширені предмети закупівлі, невиправдане об’єднання товару (послуг) в один лот предмета закупівлі призводять до того, що надання послуг із харчування, забезпечення продовольством протягом останніх років здійснюється вузьким колом суб’єктів господарювання. Тобто, одні й ті ж підприємства за однією угодою здійснюють постачання продовольства та надають послуги з харчування.

  • Зона ризику № 2 – оформлення актів виконаних робіт.

Оскільки є дуже багато об’єктів у процесі організації харчування, існують ризики відсутності контролю за обліком надходження продуктів харчування від суб’єктів господарювання та їх витрат у закріплених підрозділах. Крім цього, можливі факти документального оформлення актів виконаних робіт з харчування замість забезпечення продуктами.

Корупційні ризики у сфері орендних відносин

Основними цілями процесу орендних відносин є:

  • підвищення ефективності використання комунального майна та одержання додаткових джерел фінансування повсякденної життєдіяльності міста;
  • економія людських, фінансових та матеріальних ресурсів, пов’язаних із витратами на охорону та зберігання муніципального майна, яке пропонується до передачі в оренду.
  • Зона ризику № 1 – процедура оцінки вартості нерухомого майна.

Ризик заниження вартості оцінки комунального майна спеціальною комісією з представників органів місцевого самоврядування, Фонду державного майна України, а також заниження орендодавцем стартової плати за перший місяць оренди нерухомого майна.

  • Зона ризику № 2 – проведення конкурсу та визначення переможця на право укладення договору оренди.

Створюються штучні перешкоди для участі в конкурсі потенційних орендарів на користь конкретного учасника (штучна деталізація вимог до учасників конкурсу, участь у конкурсі пов’язаних структур із нижчими ціновими пропозиціями).

  • Зона ризику № 3 – отримання дозволів на передачу в оренду нерухомого майна, погодження проекту договору оренди.

Під час підготовки проекту договору розмір орендної плати встановлюється нижче за середню ринкову або застосовуються неправильні орендні ставки за видами діяльності з нижчим відсотком плати за оренду, що не відповідає фактичній меті оренди. Крім того, до розрахунку орендної плати можуть навмисно не включатися суми відшкодування податку на землю.

  • Зона ризику № 4 – укладення договору, передача майна в оренду та контроль за дотриманням орендарем умов договору.

Укладення договору без дозволу Департаменту комунальної власності, без проведення відповідної процедури конкурсу, оцінки майна. Передача орендодавцем комунального майна, не визначеного у договорі про оренду. Невжиття заходів у разі порушення орендарем істотних умов договору (зміни виду діяльності, безпідставне використання об’єктів та земельних ділянок не вказаних у договорі оренди та інші).

  • Зона ризику № 5 – продовження, припинення договору оренди, повернення комунального майна.

Ризик пролонгації договору оренди без перерахунку орендної ставки, без проведення нової оцінки об’єкта оренди, як цього вимагає законодавство раз на три роки. Неповернення об’єкта оренди після закінчення терміна дії договору, подальша прихована оренда.

В адміністрації необхідно створити передумови для підвищення ефективності контролю за витрачанням бюджетних коштів, а також зменшення корупційних ризиків у сфері закупівель.

Вирішальна роль у контролі за ефективним витрачанням коштів лягає на Департамент внутрішнього фінансового контролю та аудиту КМДА. Діяльність матиме превентивну форму – запобігти порушенням і зловживанням ще на стадії готування таких дій. Для цього і створювався підрозділ операційного аудиту. Наразі перед ним постануть нові виклики, оскільки схеми розкрадання можуть набувати нових форм.

Крім того, позитивного результату може бути досягнуто при спільній діяльності контролюючого підрозділу й Департаменту фінансів КМДА, який відповідатиме за фактичний переказ коштів до переможця торгів. Без відповідного погодження з Департаментом внутрішнього фінансового контролю та аудиту КМДА жодна гривня перераховуватись до виконавця робіт (послуг) не буде.

Такі дії дають перші результати. Протягом 2016 року Департамент здійснив Моніторинг тендерної документації, за результатами попереднього контролю було надано зауважень без ризику втрат щодо закупівель вартістю 750 млн грн.

Також враховано зауваження без ризику втрат щодо закупівель вартістю 193,6 млн грн. Встановлено завищення очікуваної вартості закупівель на суму 31,1 млн грн та усунуто завищень на суму 21 млн грн.

10

Тобто, використання контролюючим Департаментом всього інструментарію попереджувальних заходів дасть непогані результати. Потрібно поширювати таку практику і надалі, охоплювати контролем всі закупівлі та досягати 100 % врахування наданих зауважень.

Крім того, слід пам’ятати, що ЗУ «Про публічні закупівлі» введено новий вид процедури закупівлі – «Конкурентний діалог». Предметом закупівлі за такою процедурою є консультаційні, юридичні послуги, розробка інформаційних систем, програмних продуктів, здійснення наукових досліджень, експериментів або розробок, виконання дослідно-конструкторських, будівельних робіт, визначення вимог, виконання яких потребує переговорів. Слід наголосити, що вказані послуги є найбільш прихованими для відмивання коштів, тому під час діалогу і можуть відшукатись потрібні виконавці, які запропонують як краще розробити технічну документацію, аби під неї завести потрібні компанії для розпилення публічних коштів. Тому вкрай важлива прискіплива увага з боку контролерів під час застосування такої процедури.

Також залишається «Переговорна процедура». Цей вид закупівлі – фактично заміна закупівлі в одного учасника, яка була в старих законах до 2014 року. Зміст той же – нагальна потреба в здійсненні закупівлі у зв’язку з особливими економічними чи соціальними обставинами, які унеможливлюють дотримання замовниками строків для проведення тендеру. Як наслідок, переговорна процедура стала нащадком закупівлі в одного учасника і призводить до подальшого поширення фактів нецільового та неефективного використання публічних коштів, коли замовники отримали можливість самостійно та на власний розсуд укладати договори з одним учасником, завищуючи при цьому ціну закупівлі без будь-якого погодження. Тому бажано, щоб переговорна процедура застосовувалася тільки з дозволу меру і під його відповідальність.

ІІ. Що доцільно зробити?

  1. Підвищення рівня відшкодування втрат

На сьогодні відсоток відшкодування втрат є вкрай низьким – 8 % за результатами 2016 року. Вбачається за необхідне зробити загальний аналіз порушень, що не були усунуті, підготувати відповідні розпорядчі документи.

2. Підвищення результативності проведених внутрішніх аудитів та реалізації результатів аудиторських досліджень.

Здійснити позачергову внутрішню оцінку якості внутрішнього аудиту, яка полягає в аналізі діяльності підрозділу внутрішнього аудиту з метою підвищення ефективності виконання внутрішніми аудиторами своїх функцій. Основна мета – визначити реальність встановлених порушень, виявлених втрат за проведеними аудитами та відреагувати на низькій відсоток підтверджених втрат у рамках кримінальних проваджень.

  1. Запровадження всеосяжного «операційного аудиту»

Наразі помітні позитивні зрушення в підході до постійного моніторингу всіх операцій, але необхідно забезпечити збільшення об’ємів обробленої документації: розподілів, кошторисів, актів виконаних робіт тощо.

4. Моніторинг закупівель

Досить низьким є показник виявлених порушень при формуванні цін закупівель відповідними замовниками – лише 31 млн грн за 2016 рік (8,1 млн грн у 2015 році). Для виправлення ситуації необхідно добиватися участі та включення представника Департаменту до тендерного комітету та його участі на всіх етапах закупівлі.

ВИСНОВКИ:

  •  Спостерігається низький рівень відшкодування фінансових порушень – всього 11 млн грн при виявлених порушень на суму 349 млн грн (близько 6 %) у 2015 році, 24,7 млн грн із 309 млн грн порушень (близько 8 %) у 2016 році.
  • На практиці рівень відшкодування, нижчий 30 %, свідчить про низьку ефективність діяльності підрозділу внутрішнього аудиту.
  • Можливий низький рівень підготовки аудиторських матеріалів – у 2015 році з 349 млн грн встановлених порушень кримінальними провадженнями підтверджено лише 20 млн грн.
  • Досить низький коефіцієнт корисної дії Департаменту: його фінансування – 6 млн грн, відшкодування втрат – 11 млн грн. Отже, фактично 50 % спрямовується на його утримання.
  • У 2016 році зменшилася загальна сума встановлених втрат проти 2015 року, при цьому збільшився відсоток відшкодування – плюс 2 % (з 6 % до 8 %).
  • Неповна відповідність діяльності Департаменту вимогам нормативних документів щодо Рекомендацій підрозділу внутрішнього аудиту.
  • Наявна позитивна динаміка – у 2016 році не допущено втрат на 39 млн грн, тоді як при аудиті постфактум відшкодовано порушень лише на
    11 млн грн, що свідчить про більшу дієвість операційного аудиту.
  • Досить низьким залишається показник видатків, який підпадає під операційний аудит: 548 млн грн у 2015 році, 467 млн грн у 2016 році, у той час як, до прикладу, тільки на ремонт доріг протягом 2015 року витрачено 1,5 млрд грн, у 2016 – понад 2 млрд грн.

ПРОПОЗИЦІЇ:

  • Привести положення про Департамент до вимог Стандартів внутрішнього аудиту щодо підконтрольності підрозділу голові КМДА.
  • Зробити узагальнений аналіз підконтрольних об’єктів, якими не усунуто порушення, підготувати відповідні розпорядчі документи та подати їх керівнику КМДА з переліком чітких строків і дій, які треба зробити керівникам підконтрольних об’єктів.
  • Здійснити внутрішню оцінку якості внутрішнього аудиту з метою підвищення ефективності виконання внутрішніми аудиторами своїх функцій. Ще раз визначити реальність встановлених порушень, виявлених втрат за проведеними аудитами та відреагувати на низькій відсоток підтверджених втрат у рамках кримінальних проваджень, провести додаткову взаємозвірку за цими матеріалами. За необхідності, взяти участь у досудовому розслідуванні, у тому числі для проведення додаткових аудитів.
  • Забезпечити збільшення об’ємів обробленої документації: розподілів, кошторисів, актів виконаних робіт; за необхідності подати документи щодо перегляду штатної чисельності спеціалістів відповідного відділу Департаменту.
  • Продовжити контроль процесу витрат коштів через закупівлі від початку: погодження очікуваних сум закупівель – вартість товарів чи послуг, перевіряти правильність формування ціни, відповідність ринку тощо. Підготувати необхідні документи для ухвалення розпорядчого рішення щодо включення представника Департаменту до тендерного комітету задля участі такого працівника на всіх етапах закупівлі.

ГО «Публічний аудит»